Lista para la escuela Subasta Procuración de fondos

Una subasta de recaudación de fondos de la escuela exige organización para el éxito . Mantenga las cosas en orden mediante la creación de una lista de control maestro para tener a mano en todo el proceso . Separe la lista en las páginas individuales de cada tema principal. Cada página necesita cuatro columnas sub bajo un encabezamiento principal . Proporcionar una copia de la página de lista de control aplicable a un sub - comité para utilizar como guía . Reserve la lista de control maestro para el director de la subasta . Ubicación y mapa Utilice la lista de comprobación para el seguimiento de la disponibilidad de asientos para los huéspedes .

Top cada página con un encabezado, página un ser " localización ". Incluya la información de contacto para el lugar garantizado y el nombre del voluntario plomo . Etiquete las columnas " en el sitio ", " que traer ", " notas " y " completa ". Los elementos de esta lista incluyen mesas, sillas, decoración , subsidio de alimentos , estacionamiento , creado , derribar , problemas de subastas, y los tiempos . En la parte inferior de la lista , crear una pequeña tabla para el total de los costos e incluir la información de pago.

Publicidad
Visita patrocinadores potenciales en persona , la actualización de la lista de verificación para evitar duplicados visitas .

Lista de los tipos de publicidad de oportunidades en la parte superior de la página como referencia . Incluya el costo por patrocinar una mesa , la colocación de anuncios en un programa, y las opciones adicionales . Etiquete las columnas " nombre comercial ", " contacto ", " nivel de patrocinio " y " ad recibió /pago. " Crear un gráfico de un total en la parte inferior de esta página para realizar el seguimiento del número de anuncios vendidos y el importe de los ingresos recaudados . Guarde esta lista para la publicidad solamente, incluso si hay una donación adicional .
Donaciones
Donaciones incluyen cualquier cosa dada para apoyar el evento , desde artículos de la subasta para centros de mesa.

Lista de todas las personas y empresas se acercaron para donaciones . Etiquete las columnas " negocio /persona contactada ", " artículo donado ", "pick -up date" y " recibido". Incluya la información de contacto del donante y notas sobre cómo se obtuvo la donación . Mantener actualizada a diario sobre la lista maestra para ser compartido con todos los voluntarios. Evite hacer negocios más de una vez para cualquier tipo de apoyo. Añadir una columna para rastrear el seguimiento nota de agradecimiento al donante.
Personal
Sepa quién es el responsable de los detalles del evento al mantener una lista personal actualizada .

enumerar todas las posiciones , empleado o voluntario , y sus funciones. Incluya los requisitos para la planificación y el día del evento . Etiquete las columnas " descripción de trabajo ", " el contacto con el número de teléfono ", "deberes de preparación " y " deberes de eventos . " Incluya el subastador , presidentes , puesta en marcha y los equipos de desmontaje , el tesorero , los trabajadores de mesa delanteros , asistentes subastador , y el escritor del programa. Insista en recibir un número de teléfono para todo el personal el día del evento . Deje espacio para marcar la asistencia. Resaltar los líderes de cada equipo para una fácil referencia .
Día Evento Cronograma
Utilice la lista de verificación master el día del evento para que todo funcione sin problemas .

Crear una línea de tiempo para el evento, incluyendo cada detalle de la llegada para bloquear hacia abajo . Incluya una pequeña sección en la parte superior de la página para plazos de las acciones previas al evento , tales como convertir en programas terminados para la impresión . Lista de los turnos de trabajo voluntario , terminación de decoración , diseño de artículo de la subasta , mesa set -up, línea de tiempo subastador, la prueba de sonido , sistemas de pago , y derribar . Use una pequeña columna para el control de las tareas completadas. Deja espacio no utilizado para la escritura de las necesidades adicionales de los acontecimientos posteriores .