Qué sucede cuando usted tiene mal la administración de registros ?

La administración de registros es la organización, conservación y archivo de los documentos , tanto electrónico como en papel . Sistemas de gestión de registros no siempre son las funciones básicas de las empresas y las organizaciones , sin embargo, estos sistemas son cruciales para el buen funcionamiento de una empresa . La mala gestión de los registros tiene efectos muy negativos , tanto legal como para el bienestar de su organización . Como resultado de las regulaciones federales de conservación de registros , las organizaciones están empezando a tomar en serio la gestión de documentos . Negocios Ineficiencia

Malos resultados de gestión de registros en pasar demasiado tiempo en la localización de los archivos fuera de lugar . Perder archivos y documentos importantes puede incurrir en pérdidas en términos de gastar recursos en la búsqueda de estos archivos . La satisfacción del cliente también se pondrá en peligro si no se puede acceder a la información lo antes posible y satisfacer las necesidades del cliente . Un retraso en las operaciones de negocios también puede ser el resultado de malos antecedentes; por ejemplo, cuando el procesamiento de cheques , pago de impuestos , obtención de declaraciones de impuestos y la gestión del inventario .
fracaso de Cumplimiento

Gestión de registros pobres lo expone a consecuencias legales , debido a la no -el cumplimiento regulaciones federales sobre la gestión de documentos . Hay muchas piezas de la regulación relativa a la gestión de documentos; por ejemplo, las Directrices de Sentencias de Gestión de Información de cumplimiento federales de los EEUU requiere que usted pone un programa adecuado de gestión de registros existentes en su organización. Las leyes Sarbanes - Oxley también exigen a las empresas a mantener registros financieros para fines de auditoría .
Mala gestión Toma de Decisiones

Las decisiones de manejo se hace con referencia a los registros de la compañía . Esto significa que sin los documentos apropiados , una organización corre el riesgo de tomar decisiones infundadas que resultan en pérdidas, la corrupción y la mala gestión . Los buenos registros están directamente vinculadas a una mayor transparencia y un gobierno corporativo eficaz
Spiraling Información

Según un estudio titulado " Worldwide Pronóstico Uso de Email, 2002-2006 : . Sé lo que está llegando a su manera , " el número de mensajes de correo electrónico enviados por día ha pasado de 31 mil millones en 2002-60000 millones de 2006. Con esta cantidad de información electrónica , la mala gestión de registros puede fácilmente abrumar la capacidad de una organización. La sobrecarga de información traerá una organización a un punto muerto . La gestión adecuada , por el contrario , asegura que la información se mantiene en control.