¿Cómo funciona la tecnología de Ayuda de Contabilidad ?

La tecnología ha permitido muchos avances en la práctica de la contabilidad en los últimos años . Muchas formas de automatización en la grabación , el almacenamiento , la gestión y análisis de datos están permitiendo que los contadores y las empresas para las que trabajan a ampliar sus capacidades financieras mediante la recepción de una información más precisa, oportuna y beneficiosa que nunca. Prácticas Pasadas

Históricamente , la contabilidad se llevó a cabo en los libros de contabilidad con columnas y requiere horas para registrar la información relevante . Cada transacción se registró en la actividad diaria , a continuación, resume en los resultados mensuales e informes trimestrales , anuales y comparativos . Uno o más empleados fueron los responsables de la grabación de estos datos en forma legible a mano, muchas plumas de tinta que utilizan que llevarían a reelaborar una página con demasiadas manchas de tinta accidentales . Aquellos que usan lápices y gomas de borrar tenían cierta flexibilidad y podrían entonces " tinta sobre " los resultados finales , por lo que el libro de registro permanente. El almacenamiento de los datos se llevó un montón de espacio y siempre había riesgo de incendio, inundación u otros desastres . Junto con la gran cantidad de trabajo manual y el trabajo repetitivo , casi sin sentido , existía un riesgo potencial para el error en los datos, tanto en el registro de los datos con precisión y en el cálculo de los resultados . Estos errores se arrastran , contaminando los datos y lo que es más difícil de entender la realidad de los resultados del negocio para los gerentes, propietarios e inversores .
Introduzca Tecnología

La llegada de la computadora central y ahora el ordenador personal se han incrementado en gran medida la capacidad para la automatización en la recogida , mantenimiento , análisis y presentación de datos contables . Programas iniciales se reunieron datos en un solo lugar. Esto elimina algunos de los riesgos de la mala información que se está grabando y permitió contadores para utilizar mejor los datos , el comercio de los procesos de registro del día a día de los derechos adicionales cada mes , un excelente ejemplo de la tecnología de reducción de la mano de obra necesaria .

Entonces el milagro que es la hoja de cálculo llegó a existir . De repente , contadores y administradores fueron capaces de manipular los datos en una multitud de maneras de presentar la información con mucha más rapidez que nunca. Matemáticas y análisis estadístico eran ahora mucho más fácil de incorporar en la presentación de informes sobre los resultados financieros . La mayoría de las compañías ahora utilizan algún tipo de tecnología de hoja de cálculo dentro de sus funciones de contabilidad . Prácticamente todas las nuevas computadoras personales vienen con un programa de hoja de cálculo pre-instalado .
Avances Continuar

El software de contabilidad ha seguido mejorando . Cada función de negocio que genera los datos numéricos pueden ser y por lo general se relaciona con la información financiera. Paquetes de software totalmente integrado como SAP y Oracle , junto con muchos otros disponibles en el mercado, permiten a las empresas para establecer cómo los datos se pueden introducir en los sistemas y la forma en que los enlaces de datos en la función de contabilidad para su uso inmediato y posterior. Hay una etiqueta de precio para este nivel de rendimiento, tanto en la adquisición e implementación del sistema de software , y en el número de usuarios necesarios para reunir todos los datos deseados por la empresa . En el entorno empresarial de hoy en día , todas las grandes empresas tienen sistemas de esta naturaleza , y ellos en funcionamiento para asegurar que puedan seguir siendo competitivos necesitan
.

Otros paquetes de software ofrecen capacidades más limitadas que son más fáciles de mantener por un grupo de usuarios más pequeños . Estos principalmente se utilizarían por el dueño de la pequeña empresa que está empezando y /o el crecimiento de su empresa dentro de sus limitaciones financieras , y puede ampliar la base de usuarios en los negocios aumenta de tamaño.

Una de las preocupaciones es la forma fácil de usar es el sistema, es decir, cómo pueden los usuarios los datos de entrada y extraer en formas significativas con el resultado final es un uso oportuno , eficiente y rentable de los recursos de la empresa para lograr los resultados deseados .
de seguridad de datos y Almacenamiento

Toda esta información tiene que ser mantenido en alguna parte, y el acceso a los datos debe estar restringida efectivamente a las aprobadas para acceder a ella . Hay medidas mínimas de seguridad disponibles en todos los equipos , pero para bases de datos de múltiples usuarios y los sistemas de información , es necesario que haya más . Paquetes de software de contabilidad han tenido esto en cuenta y permitir la configuración de seguridad basado en la función de negocio , basado en la configuración de usuario cliente o una combinación de estos y otros factores , que será gestionado por un administrador del sistema .

El almacenamiento de datos y las copias de seguridad son ahora más fáciles de manejar. Las empresas pueden utilizar dispositivos de almacenamiento permanente externos tales como CDs , DVDs y discos zip. Opciones de almacenamiento de datos electrónicos incluyen discos duros externos y unidades de cinta que se separan fácilmente de los sistemas y controlados , ya sea en el sitio o fuera del sitio . Por cuestiones de datos más grandes , hay empresas incluso que almacenan y segura de datos en uno o más lugares fuera del sitio para diluir aún más el riesgo de pérdida de datos .
Business Intelligence

Una aparición reciente en la tecnología es la inteligencia de negocios ( BI ) . Básicamente , se trata de una herramienta de análisis que permite a todo tipo de datos empresariales que se resumen en los formatos prácticamente ilimitadas dependiendo de las necesidades del usuario . Los datos se recopilan todos los días o incluso hasta a la hora e importarse en la base de datos de software de BI para su uso en análisis , según sea necesario . Un uso común es un panel de control , que muestra muchos de los indicadores clave de rendimiento ( KPI ) , que se actualiza en el sistema de BI . Tres de KPI comunes son el volumen de ventas , los ingresos medios por unidad vendida y los resultados diarios de producción . Los tomadores de decisiones en una empresa pueden utilizar esta información para guiarlos en cómo avanzar .

Contadores que una vez estábamos creando frenéticamente hojas de cálculo para la administración ahora puede crear un informe en el sistema de BI y hacerlo disponible a cualquier usuario que elijan. También se mejora la portabilidad y el acceso de los datos . Algunos sistemas de BI permiten la presentación de informes basada en la Web para que los usuarios pueden iniciar sesión en el sistema para acceder a sus informes desde cualquier lugar . Seguridad e integridad de los datos disponibles de esta manera ha llevado a innovaciones continuas también.
Nueva Dirección

La inteligencia empresarial se ha utilizado tradicionalmente como otra manera de presentar información , pero no se utiliza necesariamente para mejorar un negocio. Ahora las empresas están viendo el beneficio de la revisión de lo que los datos que necesitan para reunir y la mejor forma de recopilar esos datos. Una vez logrado esto , entonces pueden desarrollar informes útiles que solicita o autoriza el uso de los datos en la toma de mejores decisiones para la empresa . Será interesante ver qué nuevos avances que vendrá después.