Objetivos de un Programa Integral de Gestión de Registros

Records Management es la práctica de los registros de la gestión de una organización o institución a través de un registro y rsquo; s todo el ciclo de vida . Registros vienen en una variedad de formatos. Un registro puede ser digital o puede ser un objeto tangible, como una fotocopia o de rayos x . Algunos programas educativos abordan cuestiones formalmente en la gestión de documentos . Programas como Biblioteconomía y Documentación , Archivos y Arquitectura del Conocimiento y Gestión de analizar y desarrollar la teoría actual y las mejores prácticas para el personal de administración de registros . Cuatro conceptos básicos que abordan todos los programas de gestión de documentos son : la planificación , la política y el procedimiento de creación , almacenamiento y clasificación de la información y la creación de normas de acceso y distribución. Planificación

Cada organización es única , y cada uno tiene sus propias necesidades especiales . El primer paso en la gestión de los registros de una organización es la comprensión de sus necesidades y la planificación de cómo satisfacer estas necesidades con eficacia y eficiencia . Clases Fundaciones enseñan registros prospectivos de personal de gestión de las teorías detrás de la planificación de estrategias eficaces y cómo llevar a cabo análisis de las necesidades y planificar estratégicamente , tanto a largo como a corto plazo .
Política y Procedimiento

Creación y hacer cumplir las políticas y procedimientos que sigue las mejores prácticas en la gestión de documentos es un aspecto muy importante de tener un departamento de gestión de registros organizados y bien desarrollado en las organizaciones . Algunas cuestiones que deben considerarse en el desarrollo de la política de gestión de registros son : la asignación de responsabilidades y autoridad , diseño e implementación de un sistema ( automatizado o en papel) para la gestión de registros y, en definitiva , las integraciones de gestión de registros en los sistemas y procesos de negocio <. br >
identificar, almacenar y clasificar los registros

Todas las organizaciones deben identificar : ¿qué tipo de registros que quiera almacenar , qué tipo de sistema de clasificación que desea utilizar y qué tipo de sistema de almacenamiento es apropiado para la información que almacenan . La elección de un sistema de clasificación es importante asegurarse de que la recopilación de los registros de una organización está organizada y fácilmente accesible . La aplicación de la Clasificación Decimal Dewey en una biblioteca es un ejemplo de un sistema de clasificación de la organización en uso para clasificar la información . Además , todos los registros deben ser almacenados de manera que los mantiene a salvo de todos los días el desgaste y desgarre , así como las situaciones de desastre o emergencia .
Normas de acceso

decidir quién puede acceder a qué archivos y si los registros pueden salir del edificio y por cuánto tiempo son cuestiones que deben ser consideradas al abordar las normas de acceso. La circulación de los materiales dependerá del tipo de registros que se almacenan y el método de almacenamiento. Registros que están protegidos por la ley tendrán normas específicas de acceso que deben ser seguidos muy de cerca.